2-3) سير تکامل فناوري اداري ………………………………………………………………………………………………….. 18
2-4) قابليت هاي اداري اتوماسيون …………………………………………………………………………………………….. 19
2-5) مزاياي اتوماسيون اداري ……………………………………………………………………………………………………. 21
2-6) محدوديت ها و چالش هاي اتوماسيون اداري ………………………………………………………………………. 22
2-7) بهره وري ………………………………………………………………………………………………………………………… 23
2-8) بهره وري کارکنان ……………………………………………………………………………………………………………. 25
2-9) بهره وري نيروي کار ……………………………………………………………………………………………………….. 27
2-10) شاخص هاي ارزيابي بهره وري نيروي کار ………………………………………………………………………… 28
2-11) عوامل موثر بر بهره وري نيروي کار به منظور ارائه مدل هاي مربوطه ……………………………………. 30
2-11-1) مدل ژوزف ام. پوتي …………………………………………………………………………………………………… 30
2-11-2) مدل کيت ديويس و جان نيواستورم ……………………………………………………………………………… 30
2-11-3) مدل کوانتان و وتون …………………………………………………………………………………………………… 31
2-11-4) مدل ساترميستر ………………………………………………………………………………………………………….. 32
2-11-5) مدل هرشاور و راش …………………………………………………………………………………………………… 32
2-11-6) مدل جوزف پرکرنيکو ………………………………………………………………………………………………… 32
2-12) روش هاي مختلف بهبود بهره وري ………………………………………………………………………………….. 34
2-13) رفتار شهروندي سازماني ………………………………………………………………………………………………… 37
2-14) مفهوم رفتار شهروندي سازماني ……………………………………………………………………………………….. 37
2-14-1) تاريخچه رفتار شهروندي سازماني ……………………………………………………………………………….. 38
2-15) انواع رفتارهاي شهروندي سازماني ……………………………………………………………………………………. 40
2-16) مدل هاي رفتار شهروندي سازماني …………………………………………………………………………………… 42
2-16-1) مدل رفتارهاي شهروندي گراهام ………………………………………………………………………………….. 43
2-16-2) مدل رفتارهاي شهروندي پادساکف ………………………………………………………………………………. 43
2-17) تعريف عملکرد ……………………………………………………………………………………………………………… 45
2-18) استراتژي هاي بهبود عملکرد …………………………………………………………………………………………… 47
2-19) الگويي براي عملکرد سازمان …………………………………………………………………………………………… 49
بخش دوم- چارچوب نظري پژوهش ………………………………………………………………………………………….. 52
2-20) چارچوب نظري …………………………………………………………………………………………………………….. 52
بخش سوم- پيشينه پژوهش ……………………………………………………………………………………………………….. 54
2-21) مطالعه تجربي انجام گرفته در داخل کشور ………………………………………………………………………… 54
2-22) مطالعه تجربي انجام گرفته در خارج کشور ………………………………………………………………………… 55
2-23) جمع بندي فصل دوم …………………………………………………………………………………………………….. 59
فصل سوم- روش شناسي پژوهش
3-1) مقدمه ……………………………………………………………………………………………………………………………… 61
3-2) نوع پژوهش …………………………………………………………………………………………………………………….. 62
3-3) جامعه و نمونه آماري ……………………………………………………………………………………………………….. 63
3-4) روش ها و ابزار جمع آوري اطلاعات …………………………………………………………………………………. 65
3-4-1) مختصات پرسشنامه ……………………………………………………………………………………………………… 66
3-5) روايي و پايايي ابزار جمع آوري اطلاعات …………………………………………………………………………… 67
3-5-1) روايي …………………………………………………………………………………………………………………………. 68
3-5-2) پايايي ………………………………………………………………………………………………………………………… 68
3-5-3) روش هاي اطمينان از روايي و پايايي ابزار ………………………………………………………………………. 68
3-6) روش تجزيه و تحليل اطلاعات ………………………………………………………………………………………….. 70
3-7) جمع بندي فصل سوم ………………………………………………………………………………………………………. 72
فصل چهارم- تجزيه و تحليل داده ها
4-1) مقدمه ……………………………………………………………………………………………………………………………… 74
4-2) شاخص هاي توصيفي متغيرها ……………………………………………………………………………………………. 74
4-3) آزمون کولموگروف- اسميرنوف: بررسي تست نرمال بودن متغيرها ………………………………………… 81
4-4) آزمون فرضيات پژوهش ……………………………………………………………………………………………………. 81
فصل پنجم- بحث، نتيجه گيري و پيشنهادها
5-1) جمع بندي تحقيق ……………………………………………………………………………………………………………. 93
5-2) يافته هاي پژوهش …………………………………………………………………………………………………………….94
5-3) بحث و تفسير ………………………………………………………………………………………………………………….. 97
5-4) محدوديت هاي تحقيق ……………………………………………………………………………………………………… 98
5-4-1) محدوديت هاي در اختيار و کنترل محقق ………………………………………………………………………… 98
5-4-2) محدوديت هاي خارج از کنترل ……………………………………………………………………………………… 98
5-5) پيشنهادهاي پژوهش …………………………………………………………………………………………………………. 99
5-5-1) پيشنهادهاي مبتني بر يافته هاي پژوهش ………………………………………………………………………….. 99
5-5-2) پيشنهادهاي مبتني بر تجارب پژوهشگر ………………………………………………………………………….. 103
5-5-3) پيشنهاد به ساير پژوهشگران ………………………………………………………………………………………… 103
منابع و مآخذ ………………………………………………………………………………………………………………………….. 105
پيوست ………………………………………………………………………………………………………………………………….. 114
چکيده انگليسي ……………………………………………………………………………………………………………………… 134
فهرست جداول
عنوان صفحه
جدول (2-1): تعاريف بهره وري ……………………………………………………………………………………………….. 26
جدول (2-2): خلاصه اي از مطالعات انجام شده ………………………………………………………………………….. 57
جدول (3-1) مختصات پرسشنامه ………………………………………………………………………………………………. 66
جدول (3-2): تفكيك سوالات پرسشنامه …………………………………………………………………………………….. 67
جدول (4-1): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب جنسيت …………………………………………………. 75
جدول (4-2): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب سن ………………………………………………………. 76
جدول (4-3): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب تاهل ……………………………………………………… 77
جدول (4-4): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب تحصيلات ……………………………………………… 78
جدول (4-5): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب درآمد ……………………………………………………. 79
جدول (4-6): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب سابقه شغلي ………………………………………….. 80
جدول (4-7): جدول آزمون کولموگروف- اسميرنوف جهت برسي نرمال بودن متغيرها ……………………. 81
جدول (4-8): نتايج آزمون فرضيه اول پژوهش …………………………………………………………………………….. 82
جدول (4-9): نتايج آزمون فرضيه دوم پژوهش ……………………………………………………………………………. 82
جدول (4-10): نتايج آزمون فرضيه سوم پژوهش …………………………………………………………………………. 83
جدول (4-11): نتايج آزمون فرضيه اول پژوهش ………………………………………………………………………….. 84
جدول (4-12): نتايج آزمون فرضيه دوم پژوهش ………………………………………………………………………….. 84
جدول (4-13): نتايج آزمون فرضيه سوم پژوهش …………………………………………………………………………. 85
جدول (4-14): نتايج آزمون فرضيه چهارم پژوهش ………………………………………………………………………. 86
جدول (4-15): نتايج آزمون فرضيه پنجم پژوهش ………………………………………………………………………… 86
جدول (4-16): نتايج آزمون فرضيه ششم پژوهش ………………………………………………………………………… 87
جدول (4-17): نتايج آزمون فرضيه هفتم پژوهش ………………………………………………………………………… 88
جدول (4-18): نتايج آزمون فرضيه هشتم پژوهش ……………………………………………………………………….. 88
جدول (4-19): نتايج آزمون فرضيه نهم پژوهش ………………………………………………………………………….. 89
جدول (4-20): نتايج آزمون فرضيه دهم پژوهش …………………………………………………………………………. 90
جدول (4-21): نتايج آزمون فرضيه يازدهم پژوهش ……………………………………………………………………… 90
جدول (4-22): نتايج آزمون فرضيه دوازدهم پژوهش ……………………………………………………………………. 91
فهرست نمودارها
عنوان صفحه
نمودار (3-1): فرايند تحقيقات بنيادي و کاربردي …………………………………………………………………………. 62
نمودار (4-1): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب جنسيت …………………………………………………. 75
نمودار (4-2): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب سن ………………………………………………………. 76
نمودار (4-3): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب تاهل ……………………………………………………… 77
نمودار (4-4): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب تحصيلات ……………………………………………… 78
نمودار (4-5): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب درآمد ……………………………………………………. 79
نمودار (4-6): توزيع شرکت کنندگان در مطالعه بر حسب سابقه شغلي …………………………………………… 80
فهرست اشکال
عنوان صفحه
شکل (1-1): مدل مفهومي پژوهش ………………………………………………………………………………………………. 9
شکل (2-1): انواع زير سيستم هاي سيستم اتوماسيون اداري ………………………………………………………….. 18
شکل (2-2): عوامل موثر بر بهره وري ………………………………………………………………………………………… 34
شکل (2-3): بعضي از انواع رفتارهاي شهروندي سازماني ……………………………………………………………… 40
شکل (2-4): ابعاد رفتار شهروندي سازماني …………………………………………………………………………………. 41
شکل (2-5): سازمان و محيط پيرامون …………………………………………………………………………………………. 49
چکيده
اين پژوهش به منظور بررسي تاثير اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملکرد کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران کليد خورده است. پژوهش پيش رو، از نظر هدف کاربردي و از ديد روش، در دسته پژوهش هاي توصيفي- پيمايشي است. جامعه آماري آن، کليه کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران هستند که براي جمع آوري داده ها، تعداد 196 پرسشنامه ميان نمونه آماري توزيع شد. نمونه گيري به روش نمونه برداري احتمالي نامحدود صورت گرفته است. داده هاي لازم با چهار پرسشنامه 15 سوالي اتوماسيون اداري، 31 سوالي بهره وري، 22 سوالي رفتار شهروندي سازماني و 15 سوالي عملکرد کارکنان گردآوري شدند. بررسي فرضيات پژوهش با استفاده از آزمون t با نمونه هاي مستقل و با به کارگيري نرم افزار SPSS انجام شد. نتايج نشان داد که اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملکرد کارکنان تاثير دارد. همچنين تاثير 4 مولفه اتوماسيون اداري (بکارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري، بکارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور، بکارگيري سيستم هاي جابجايي اسناد و بکارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد) بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملکرد کارکنان نيز تائيد شد.
فصل اول
کليات پژوهش
1-1) مقدمه
امروزه محيط هاي کسب و کار با چالش هاي گوناگوني از قبيل: گسترده تر شدن تعاملات دروني و بيروني سازمان، نياز به ارتباط بيشتر واحدهاي سازماني و ضرورت نظارت مستمر بر پيشرفت کارها مواجهند و مديران سازمان ها نياز دارند که با توجه به توانايي و محدوديت هاي بودجه اي خود، با سرعت و دقت بيشتري، روند انجام امور را نظارت و پي گيري نمايند. در سال هاي اخير، پيشرفت فناوري اطلاعات و ارتباطات و شاخه هاي وابسته به آن، راه حل هاي مختلفي را از اين جنبه فرا روي محيط هاي کسب و کار قرار داده است. در اين ميان سيستم هاي اطلاعاتي مديريت به عنوان يکي از ابزارهاي فناوري اطلاعات و ارتباطات از مهم ترين و کاراترين راه حل ها براي تسهيل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان ها است و يکي از پرکاربردترين انواع سيستم هاي اطلاعاتي در زمينه گردش اطلاعات در سازمان، سيستم هاي اتوماسيون اداري مي باشند. در اين سيستم ها گردش اطلاعات مکتوب و مکاتبات اداري در سازمان، مورد توجه قرار مي گيرند و به طور معمول داراي ابزارهاي ارتباطي متعددي جهت ارسال و دريافت نامه ها و مکاتبات، ارسال و دريافت دستورات اداري، پيام هاي شخصي و فوري و ارسال و دريافت نامه هاي الکترونيکي داخل و خارج سازمان است. (آهنگرپور، 1390) از سوي ديگر به کارگيري وسيع رايانه در انجام کار اداري و همچنين در نظر گرفتن پيشرفت هاي عمده حاصله در زمينه اتوماسيون اداري، به عنوان کاربردي از فناوري اطلاعات و ارتباطات و نيز توجه به نقش و اثر اين دو در کاهش ضريب اتلاف وقت، انرژي و هزينه هاي انجام امور، همراه با افزايش ميزان دقت و صحت عمليات و جديد بودن چنين تحولاتي در سازمان هاي کشور، تلاش و اهتمام جدي را در خصوص بررسي و پرداختن به اثرات اين نوع فناوري ها در سطح خرد (سازمان ها) و کلان (جامعه) مي طلبد. چرا که عدم توفيق در ايجاد، پياده سازي و بهره برداري مناسب از چنين سيستم هايي، بدون مطالعه نقش و اثرات پياده سازي آن، تنها هزينه هنگفتي جهت ايجاد آن ها بر دوش سازمان ها قرار خواهد داد. بنابراين بکارگيري فناوري اطلاعات و ارتباطات بويژه اتوماسيون اداري در سازمان ها، هنگامي مفيد خواهد بود که با افزايش بهره وري، عملکرد کارکنان و رفتارهاي شهروندي سازماني همراه باشد.
در پژوهش حاضر، ديدگاهها در مورد تاثير اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملکرد کارکنان اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران مورد بررسي و تشريح قرار خواهند گرفت. آنگاه به تجزيه و تحليل داده ها و اطلاعات جمع آوري شده پرداخته و بالاخره اينکه در فصل پنجم به ارائه نتيجه گيري ها، پيشنهادات و کاربردهاي مديريتي ناشي از خروجي پژوهش پرداخته خواهد شد. در اين فصل ابتدا مسئله پژوهش، اهميت و ضرورت، اهداف، فرضيه هاي پژوهش بررسي شده و سپس تعاريف واژه هاي کليدي ارائه مي شود.
1-2) بيان مسئله
سازمان هاي نوين در محيط رقابتي پيچيده اي قرار گرفته اند كه ناشي از تغييرات محيطي سازمان و فناوري است. اين عوامل، محيطي كاملا رقابتي در كسب و كار به وجود آورده اند كه مشتري در محور آن قرار دارد. تغييرات محيطي آن چنان سريع و غير قابل پيش بيني است كه كوچكترين غفلت از آن ها مي تواند سازمان را از يك برتري رقابتي محروم و سازمان هاي ديگر را با فرصت هاي خاص مواجه كند. با توجه به اين موضوع، امروزه سازمان ها به مدد استفاده از پيشرفت هاي شگرفي كه در زمينه تكنولوژي اطلاعات اتفاق افتاده و با به كارگيري صحيح و اصولي آن ها و ايجاد تغييرات لازم جهت پياده سازي اين سيستم ها توانسته اند به بهره وري بالاتري دست يابند. از جمله اين سيستم ها، سيستم هاي اتوماسيون اداري مي باشد كه نقش مهمي در افزايش بهره وري سازمان دارد. (صرافي زاده، 1383) منظور از به كارگرفتن سيستم هاي اتوماسيون اداري، تسريع در اجراي امور، بهبود ارائه خدمت به مردم با حداكثر نظم و دقت و افزايش كيفيت تصميم گيري در سطوح مختلف و ارائه خدمات غير حضوري، هم چنين كاهش هزينه ها، افزايش كارايي و اثربخشي در بخش هاي مختلف و ايجاد گردش سريع و صحيح اطلاعات مي باشد. (آهنگرپور، 1387) اتوماسيون اداري كه هديه صنعت فناوري اطلاعات به بوروكراسي اداري است، ايده اي نوين است كه عمر آن در ايران به بيش از يك دهه نمي رسد. اتوماسيون اداري محدود به يك نرم افزار كامپيوتري براي ثبت نامه ها و چرخش آن ها در يك سازمان نمي باشد بلكه يك نوع تفكر مبتني بر فناوري جديد است كه به مديران و كارمندان اجازه مي دهد بيشتر با دنياي كامپيوتر و فناوري اطلاعات آشنا گردند. (رحيمي و همكاران، 1390) استفاده از اين ابزارها علاوه بر افزايش سرعت و دقت، در تخصص امور موثر بوده و كارايي كاركنان را به نحو چشمگيري بالا مي برد و امكانات صحيحي را در اختيار مديران و متصديان قرار مي دهد تا هنگام نياز بتوانند به راحتي به اطلاعات صحيح و بهنگام دست يابند و به هر طريق كه مايلند اطلاعات را جابه جا، ترميم، تركيب و به راحتي تجزيه و تحليل كنند و گزارش هاي تهيه شده را چاپ و يا از طريق شبكه در اختيار برنامه ريزان و مديران قرار دهند. استفاده از اين گزارش ها كه بر اساس اطلاعات واقعي و صحيح تهيه شده است، مديران را قادر مي سازد ضمن ارزيابي عملكرد واحدهاي تحت مديريت خود، بسياري از مشكلات و نارسايي ها را شناسايي و با آگاهي كامل از نقاط ضعف و قوت، تصميمات مناسبي اتخاذ كنند و نظارت بيشتري بر اجراي برنامه ها داشته باشند. (شيري، 1385)
در دنياي پر رقابت كنوني، سازمان ها پيوسته در جستجوي شيوه هاي جديدي براي حداكثر كردن عملكرد و تلاش كاركنان شان هستند. با وجود افزايش استفاده از تكنولوژي اطلاعات، باز هم در عملكرد كارآيي سازمان شكاف وجود دارد. اكنون قويا اين اعتقاد وجود دارد كه عملكرد كارآيي سازمان تا حدود زيادي به تلاش كاركنان كه فراتر از الزامات تعريف شده نقش مي باشد بستگي دارد. در سال هاي اخير توسعه تكنولوژي هاي جديد و رشد فزاينده جهاني اقتصاد منجر به رقابت فزاينده و تغييرات سريع در ماهيت كار سازمان ها و كاركنان شان شده است. در نتيجه اين تغييرات و براي آماده شدن براي تغييرات آينده فشار قابل ملاحظه فزاينده اي بر كاركنان براي پذيرفتن مسئوليت برنامه ريزي ارتقاي شغلي، آموزش و حقوق و مزايا وارد مي آيد. همچنين سازمان ها به منظور رقابت در صحنه جهاني، ارضاي نيازها و انتظارات مشتريان و سازگاري با ماهيت در حال تغيير شغل، تمايل دارند و در تلاشند تا كاركناني انتخاب كنند كه فراتر از وظيفه و نقش تعيين شده در شرح شغل شان عمل كنند. باتمان و وارگان (1983) براي اولين بار از اصطلاح رفتار شهروندي سازماني استفاده كردند و آن را به عنوان رفتارهايي سودمند كه در شرح شغل قيد نشده است اما كاركنان براي كمك به ديگران در انجام وظايفشان به نحوي مشهود از خود بروز مي دهند. (صنوبري، 1387) رفتار شهروندي سازماني براي بقاي سازمان حياتي است. بر طبق ديدگاه نظريه پردازاني همچون اورگان، رفتار شهروندي سازماني مي تواند كارايي را حداكثر ساخته و عملكرد موثر سازماني را ارتقا بخشد. (مورفي، 2002)
بحث اتوماسيون روز به روز اهميت بيشتري مي يابد چنانچه امروز سازمان هايي مي توانند در اغلب اوقات، خود را در بالاترين ميزان آمادگي براي مقابله با تجهيزات محيطي و داخلي ببينند كه از درجه بالايي از اتوماسيون سود برده باشند. سازمان آموزش و پرورش نيز به منظور بهينه سازي سيستم ها و روشهاي عمليات اجرايي و به منظور ارتقاي سطح بهره وري و دستيابي به نظامي كارآمدتر و سرعت بخشيدن به ارائه خدمات به دانش آموختگان اقدام به مكانيزه نمودن سيستم هاي خود نمود. لذا با توجه به اهميت موضوع پژوهشگر قصد دارد تا در پژوهش حاضر به بررسي تاثير اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران بپردازد.
1-3) اهميت و ضرورت انجام پژوهش
براي ادامه حيات در دنياي پيچيده امروز نياز به تغييرهاي اساسي در سازمان هاست. فناوري جديد مي تواند از طريق ايجاد ساختارهاي نوين و وظايف سازماني جديد به تحقق اين هدف کمک کنند. (شريف زاده، 1391)
در مباحث مختلف، مشکلات عديده اي براي روش هاي سنتي و دستي در مکاتبات اداري برشمرده اند که از جمله، مي توان به کندي گردش مکاتبات، نبود کيفيت در ثبت، نگهداري و بازيابي سوابق مکاتبات، نبود ساز و کار پاسخگوئي مناسب به مراجعان و نبود ساز و کاري سازمند جهت پيگيري موثر مکاتبات، نبود گزارش هاي مديريتي از وضعيت مکاتبات، نبود بايگاني ماشيني و آرشيو مناسب مکاتبات و … اشاره کرد. (امامي، 1384)
مسائل و مشکلاتي که عنوان شد، از جمله عواملي محسوب مي شود که ضرورت بکارگيري اتوماسيون و توجه به اين مهم را بيان مي کند؛ از طرفي به علت گستردگي و پيچيدگي موجود در سامانه ها، مديران و متخصصان اطلاعاتي، به نظام هاي اطلاعاتي روي آورده اند که به کمک ابزارهاي رايانه اي و فناوري اطلاعات، به گردآوري اطلاعات و پردازش سامانه ها مي پردازند.
درباره اهميت کاربردي اين مسئله يعني اتوماسيون اداري مي توان به مصوبه شوراي عالي اداري در نود و سومين جلسه آن اشاره کرد که در آن به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه ريزي جهت تحقق اهداف برنامه سوم توسعه و به منظور دستيابي به اطلاعات دقيق و به هنگام در بخش هاي مختلف، بهبود امور، افزايش کيفيت تصميم گيري کاهش هزينه ها و افزايش کارايي به دستگاه هاي اجرايي در مورد استفاده از سيستم هاي مکانيزه اداري و تکنولوژي هاي پيشرفته دستورهاي لازم داده شده است. (شريف زاده، 1391)
اهميت اين پژوهش در اين است که به بررسي بهره وري اجراي اتوماسيون در اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران پرداخته و از همين جا ضرورت آن مشخص مي شود زيرا کشور ما از جمله کشورهايي است که اغلب مصرف کننده تکنولوژي هاي ساخت ديگر کشورهاي صاحب تکنولوژي مي باشد. به عبارتي، تکنولوژي ديگر کشورها بالاخص در زمينه فناوري اطلاعات وارد کشور شده و سعي در پياده سازي آن در زمينه هاي مختلف مي شود. بدون آنکه واقعا بدانيم آيا اين تکنولوژي تاثير مطلوب و مورد نظر را در اداره و يا زمينه مورد نظر دارد يا خير؟
فناوري اتوماسيون اداري نيز از اين قاعده مستثني نيست. اينکه تکنولوژي اتوماسيون اداري باعث افزايش بهره وري در بيشتر کشورهاي استفاده کننده از آن شده است، ترديدي وجود ندارد، اما قبل از پياده نمودن و يا حتي در حين پياده سازي اتوماسيون اداري در نظام آموزشي کشور، به ويژه آموزش و پرورش که اساسي ترين محور تعليم و تربيت کشور مي باشد، بايد تاثير آن بر بهره وري سازماني، عملکرد کارکنان و رفتار شهروندي سازماني آنان سنجيده شود.
همچنين با توجه به ا?نکه حجم مکاتبات اداري و گردش نامه ها و اسناد در سازمانها و مؤسسات اداري بس?ار با? م? باشد، وجود ?ک س?ستم نامناسب مکاتبات اداري باعث ات?ف زمان، صرف انرژي ب?شتر، افزا?ش هز?نه ها و در نت?جه غ?ر بهره ور شدن سازمان م? شود. تنها ?ک س?ستم مناسب و سر?ع اداري م? تواند حجم عمده اي از پاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جو?? اقتصادي و افزا?ش بهره وري گردد. از اين رو پرداختن به اين موضوع در قلمرو زماني و مکاني پژوهش حاضر جاي بحث دارد.
1-4) اهداف پژوهش
1-4-1) هدف اصلي
– تعيين تاثير اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران.
1-4-2) اهداف ويژه
1. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
2. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
3. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي جا به جايي اسناد بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
4. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
5. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
6. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
7. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي جا به جايي اسناد بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
8. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
9. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
10. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور بر عمكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
11. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي جا به جايي اسناد بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران؛
12. تعيين تاثير به كارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران.
1-5) مدل مفهومي پژوهش
هر مدل مفهومي بعنوان نقطه شروع و مبنايي جهت انجام مطالعات و تحقيقات است بگونه‌اي كه متغيرهاي مورد نظر پژوهش و روابط ميان آنها را مشخص مي‌كند. بعبارت ديگر مي‌توان گفت كه بصورتي ايده‌ال، مدل مفهومي يا همان نقشه ذهني و ابزار تحليلي، يك استراتژي جهت شروع و انجام پژوهش است بگونه‌اي كه انتظار مي‌رود در حين اجراي پژوهش، متغيرها، روابط و تعاملات بين آنها مورد بررسي و آزمون قرار گرفته و حسب ضرورت تعديلاتي در آنها انجام شده و عواملي نيز از آنها كم و يا به آنها اضافه شود. در پژوهش حاضر تاثير اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملکرد کارکنان طبق مدل مفهومي زير مورد بررسي قرار مي گيرد.
شکل (1-1): مدل مفهومي پژوهش؛ منبع: (حبيبي، 1383)
1-6) فرضيات پژوهش
1-6-1) فرضيه اصلي
– اتوماسيون اداري بر بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد.
1-6-2) فرضيات ويژه
1. به كارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
2. به كارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
3. به كارگيري سيستم هاي جا به جايي اسناد بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
4. به كارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد بر بهره وري كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
5. به كارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
6. به كارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
7. به كارگيري سيستم هاي جا به جايي اسناد بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
8. به كارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد بر رفتار شهروندي سازماني كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
9. به كارگيري سيستم هاي پشتيباني اداري بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
10. به كارگيري سيستم هاي ارتباطات از راه دور بر عمكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
11. به كارگيري سيستم هاي جا به جايي اسناد بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد؛
12. به كارگيري سيستم هاي مديريتي اسناد بر عملكرد كاركنان اداره كل آموزش و پرورش استان مازندران تاثير دارد.

در این سایت فقط تکه هایی از این مطلب با شماره بندی انتهای صفحه درج می شود که ممکن است هنگام انتقال از فایل ورد به داخل سایت کلمات به هم بریزد یا شکل ها درج نشود

شما می توانید تکه های دیگری از این مطلب را با جستجو در همین سایت بخوانید

ولی برای دانلود فایل اصلی با فرمت ورد حاوی تمامی قسمت ها با منابع کامل

اینجا کلیک کنید

1-7) قلمرو پژوهش
1-7-1) قلمرو زماني
با توجه به اثرات اقتضايي متغيرهاي مختلف و بخصوص متغيرهاي محيطي بر موضوع پژوهش، دوره زماني اجراي پژوهش بعنوان محدوده زماني طرح در نظر گرفته شده است. قلمرو زماني پژوهش از دي (1392) تا خرداد (1393) مي باشد.
1-7-2) قلمرو مکاني
قلمرو مکاني پژوهش حاضر اداره کل آموزش و پرورش استان مازندران در نظر گرفته شده است.
1-7-3) قلمرو موضوعي
تمامي موضوعات مرتبط با اتوماسيون اداري، بهره وري، رفتار شهروندي سازماني و عملکرد کارکنان به عنوان قلمرو موضوعي پژوهش حاضر در نظر گرفته شده اند.
1-8) تعريف واژه ها و اصطلاحات
1-8-1) تعريف واژه هاي کليدي
اتوماسيون اداري1: اتوماسيون اداري، مشتمل بر تمام سيستم هاي الکترونيک رسمي و غير رسمي بوده که به برقراري ارتباط اطلاعات بين اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط مي شود. کلمه اصلي که اتوماسيون اداري را از داده پردازي، سيستم اطلاعات مديريت و سيستم پشتيباني تصميم متمايز مي سازد ارتباطات است. اتوماسيون اداري به منظور تسهيل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهي و کتبي است. (حبيبي، 1383)
بهره وري2: واژه بهره وري در لغت مترادف بازدهي، کارايي، توانمندي، مهارت و سودمندي است و هدف اصلي آن نيل به حداکثر بازدهي با درنظر گرفتن تمامي عوامل موجود در فعاليت هاي توليدي يا خدماتي به شمار مي رود. (بردبار و کنجکاو منفرد، 1390)
رفتار شهروندي سازماني3: اورگان رفتار شهروندي سازماني را نوعي رفتار خودجوش و آگاهانه مي داند که که به صورت مستقيم از طريق سيستم پاداش دهي رسمي سازماني تقويت نمي شود، اما در مجموع اثربخشي و کارايي سازماني را افزايش مي دهد. (پورسلطاني زرندي و اميرجي نقندر، 1392)
عملکرد4: عملکرد عبارت است از مجموع رفتارهايي که افراد در ارتباط با شغل از خود نشان مي دهند. (لندران اصفهاني و همکاران، 1384)
1-8-2) تعريف متغيرهاي عملياتي
به منظور سنجش کليه متغيرها، گويه هايي در پرسشنامه درنظر گرفته شده که پاسخگويان نظر خود را از بين پنج گزينه (بسيارزياد، زياد، متوسط، کم، بسيار کم) (به ندرت، اغلب، گاهي، هميشه) انتخاب مي کنند.
1-8-2-1) متغيرهاي وابسته پژوهش و تعريف عملياتي آن ها
پژوهش گر بيش از هر چيز به متغير وابسته علاقه مند است، هدف وي توصيف يا پيش بيني تغيير پذيري متغير وابسته است. (سکاران، 1388)
متغير وابسته، متغير پاسخ، برون داد يا ملاک است و عبارت است از وجهي از رفتار يک ارگانيسم که تحريک شده است. متغير وابسته مشاهده يا اندازه گيري مي شود تا تاثير متغير مستقل بر آن معلوم و مشخص شود. (دلاور، 1383)
بهره وري: در اين پژوهش به منظور سنجش عملياتي متغير بهره وري از 31 سوال (1-31) استفاده شده که از طيف بسيار زياد تا بسيار کم تنظيم شده اند.
رفتار شهروندي سازماني: در اين پژوهش به منظور سنجش عملياتي متغير رفتار شهروندي سازماني از 22 گويه (1-22) استفاده شده که از طيف بسيار زياد تا بسيار کم تنظيم شده اند.
عملکرد کارکنان: در اين پژوهش به منظور سنجش عملياتي متغير عملکرد کارکنان از 15 گويه (1-15) استفاده شده که با طيف چهار گزينه اي از به ندرت تا هميشه تنظيم شده اند.
1-8-2-2) متغير مستقل و تعريف عملياتي آن
اين متغير به گونه اي مثبت يا منفي بر متغير وابسته تاثير مي گذارد يعني وقتي متغير مستقل وجود داشته باشد، متغير وابسته نيز وجود دارد و هر مقدار افزايش در متغير مستقل روي دهد. در متغير وابسته نيز افزايش يا کاهش روي خواهد داد. (سکاران، 1388)
متغير مستقل در اين پژوهش عبارت است از:
اتوماسيون اداري: در اين پژوهش به منظور سنجش عملياتي متغير اتوماسيون اداري از 15 سوال (15-1) که در بر گيرنده چهار متغير سيستم هاي مديريت اسناد، سيستم جابجايي اسناد، سيستم هاي ارتباطات راه دور و سيستم هاي پشتيباني اداري مي باشد استفاده شده که با طيف پنج گزينه اي ليکرت از بسيار زياد تا بسيار کم تنظيم شده اند.
1-9) جمع بندي فصل
در فصل حاضر همانگونه که ملاحظه شد، ابتدا به تشريح بيان مساله پژوهش و اهميت و ضرورت پژوهش پرداخته شد و در ادامه به ارائه اهداف و سوالات پژوهش پرداخته شده است و در پايان قلمرو پژوهش در قالب قلمرو زماني، مکاني و موضوعي و نيز تعاريف هر يک از متغيرها مشخص شده است.
فصل دوم
ادبيات و پيشينه پژوهش
بخش اول- ادبيات پژوهش
2-1) مقدمه
تاريخ نوع بشر را مي توان از طريق توسعه سازمان هاي اجتماعي تعقيب نمود. افزايش جمعيت و پيچيده شدن زندگي اجتماعي بشر عاملي است که ظهور پديده سازمان به عنوان يک ضرورت اجتماعي را ناگزير ساخته است. در ابتدا سازمان ها بسيار ساده بود و کليه عمليات در آن ها به صورت رو در رو انجام مي گرفت. به تدريج، با افزايش روزافزون جمعيت، تعداد شهرها و گسترش مهاجرت روستائيان به شهرها و به تبع آن پيچيده تر شدن زندگي اجتماعي سازمان ها نيز متکامل تر شده اند. در قرن بيستم اين فرايند تکاملي سازمان ها شدت بيشتري يافته است، به نحوي که به هيچ عنوان نمي توان سازمان هاي کنوني را با سازمان هاي اوليه از لحاظ اندازه، تنوع عمليات و پيچيدگي مقايسه نمود. (شريف زاده، 1391) به علاوه در سازمان هاي کنوني سرعت عمليات تا حدي است که فعاليت هاي چند روزه به فعاليت هاي چند دقيقه اي همراه با کيفيت بالا مبدل شده اند اين خود نشان دهنده فناوري مورد استفاده اين سازمان ها در انجام عمليات خود مي باشد و از طرفي بهره وري هدف هر سازماني است. سازمان ها مي کوشند که بهره ور باشند و در اين راه بايد خود را با تحولات روز همراه کنند و از آن استفاده نمايند. اتوماسيون و بکارگيري تکنولوژي جديد يکي از اين تحولات است که بايد ديد تا چه اندازه استفاده از آن به بهره وري سازمان کمک مي کند.
هدف اين فصل مروري بر ادبيات پژوهش و ايجاد يک طرح مفهومي است. اساس انتخاب ادبيات تحقيقي زير، کمک به پژوهش در حيطه مطالعاتي و ساخت يک چارچوب مفهومي براي مطالعات است که ما آن را به عنوان تئوري فعلي مان مورد بررسي قرار مي دهيم تا ديدگاههاي مختلفي پيرامون هر يک از 12 فرضيه پژوهشمان فراهم کنيم. بنابراين، اين کار به ما يک ديدگاه کلي و عمومي درباره هر يک از فرضيه هاي پژوهشي مي دهد و ما را قادر مي سازد تا مناسب ترين تئوري ها يا قسمت هايي از تئوري را انتخاب کنيم که بهترين حالت در پژوهشمان باشد.
2-2) سيستم هاي اتوماسيون اداري (OAS)
با پيشرفته و پيچيده تر شدن ارتباطات تجاري، سازمان ها براي از دست ندادن يکي از منابع ورودي (اطلاعات) لاجرم دست به ايجاد سيستم هايي در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف و پيرامون خود نهايت استفاده را نمايند و اطلاعات خود را به نحو شايسته اي حفظ کنند و در صورت نياز با پردازش مناسب و در زمان مناسب اين اطلاعات را به مشتريان و در جهت جلب رضايت آنان، عرضه نمايند.
بسياري عقيده دارند که سيستم و چارچوبي به نام اتوماسيون اداري وجود ندارد، بلکه ترکيبي از وسايل و تجهيزات گوناگون براي تسهيل در امور مرتبط با فعاليت هاي اداري را اتوماسيون اداري مي نامند. اما از دهه (1960) که جنبه هاي بيشتري از کاربردها و فعاليت هاي اداري و بازرگاني رو به گسترش نمود، وجود يک سيستم يکپارچه اداري مناسب که حجم عظيم اطلاعات را در بر گيرد به وضوح احساس شد که با نام هاي مختلفي همچون سيستم هاي اداري، سيستم هاي اطلاعات اداري، سيستم هاي کاربر نهايي و سيستم هاي محاسباتي کاربر نهايي ناميده شده است. ولي عمومي ترين و بالاترين درجه از اتوماسيون سيستم هاي اداري به نام اتوماسيون اداري ناميده مي شود. (شريف زاده، 1391)
سيستم هاي فوق تعريف مشخصي ندارند بلکه منحصر به تعيين ديدگاه هاي کاربر (استفاده کننده) مي باشد و اين خود بدين معني مي باشد که سيستم هاي اتوماسيون اداري داراي تعاريف بيشماري مي باشد. (حبيبي، 1384) در اينجا به برخي از آن ها اشاره مي کنيم:
اتوماسيون اداري بکارگيري ابزار کامپيوتري يا الکترونيکي به وسيله انسان در جهت بهره برداري مناسب از داده ها يا توليد محصول. (يانگ و کونور چِن5، 2007)
اتوماسيون اداري به عنوان کاربردهايي از ابزارهاي الکترونيکي و الکترومکانيکي با هدف افزايش بهره وري کارکنان اداره تعريف مي شود. (مک لئود و جونز6، 1987)
سيستم اتوماسيون اداري، سيستمي است که مکاتبات اداري را به صورت کتبي، شفاهي يا ديداري ايجاد نموده، پس از ذخيره سازي، اصلاح و نمايش آن ها را انتقال مي دهد. (صرافي زاده و علي پناهي، 1381)
با توجه به ساده ترين تعريف فوق مي توان به اين مسئله نيز اشاره کرد که تعريف بالا يک بيان جامع از اتوماسيون اداري مي باشد. اتوماسيون اداري شامل مجموعه از سيستم ها و تکنولوژي هايي مي باشد که به کارکنان در انجام دادن وظايفشان در يک محيط تجاري کمک مي کند. با اين بيان مي توان استفاده کنندگان از تکنولوژي ها و سيستم هاي اتوماسيون اداري را به صورت زير طبقه بندي نمود (اين طبقه بندي به واقع طبقه بندي کارکنان اداري نيز مي باشد). مجريان (مديران اجرايي)، مديران، حرفه اي ها، تکنسين ها، منشي ها و کارمندان دفتري و دبيرخانه با توجه به با توجه به گستردگي کاربران اتوماسيون اداري، بايد به نوعي محيط را با تجهيزات و ابزار مورد نياز براي هر يک از طبقات فوق مهيا ساخت که در حقيقت تکنولوژي اداري براي طبقه هاي فوق تجهيزات زير را آماده نموده است. کامپيوترها، چاپگرها، اسکنرها، دستگاه هاي کپي، دستگاه هاي دورنگار (فکس) و نقشه کش ها، پست الکترونيکي و سيستم هاي پست صوتي و تصويري استفاده از اين سيستم ها و تکنولوژي ها، فعاليت هاي اداري ذيل را پشتيباني مي کنند. داده پردازي، واژه پردازي، بايگاني الکترونيک، نمايش گرافيکي، چاپ هاي روميزي انواع و اقسام محاسبات، کشيدن نقشه و بايگاني. (مشايخي و همکاران، 1384)
اتوماسيون نوعي فناوري است که با استفاده از علوم کامپيوتر و مکاترونيک (تلفيقي از الکترونيک به مکانيک) براي توليد کالا يا خدمات به کار گرفته مي شود. اتوماسيون در معناي گسترده به دو دسته تقسيم مي شود: اتوماسيون توليد و اتوماسيون خدمات.

منظور از اتوماسيون اداري مکانيزه کردن سيستم اداري است که در آن رد و بدل اسناد نوشتاري بر روي کاغذ به حداقل رسيده و در زمان و وقت و نيروي انساني صرفه جويي قابل ملاحظه اي مي گردد که در حقيقت يک نوع بهينه سازي در ارسال اسناد در سيستم هاي اداري مي باشد. (شريف زاده، 1391)
سامانه اتوماسيون اداري، وظيفه برقراري ارتباطات داخلي سازمان و همچنين افراد سازمان را با خارج از سازمان عهده دار است. اين ارتباط، به بهبود هماهنگي فعاليت ها و کيفي کردن کار کمک مي کند. اين سامانه، با سرعت و دقت هر چه تمام تر به خودکارسازي فرايندهاي اداري مي پردازد و با بهره گيري از روش نوين اداره الکترونيکي، به جريان کار نظام دبيرخانه و فرايند مکاتبات اداري سرعت مي بخشد.
پردازشگرهاي متن، پست الکترونيک، ارسال صدا، ارسال دورنگار (فاکس)، دورسخني (ويديو کنفرانس) و کنفرانس صوتي، از ابزارهايي است که معمولا در اين مجموعه مورد استفاده قرار مي گيرد. (امامي، 1384)
سامانه اتوماسيون اداري را، متشکل از سامانه کارپوشه (کارتابل) و مديريت فرايندها بيان کرده اند که با سامانه دبيرخانه، سامانه هاي پردازش عمليات و سامانه آرشيو اسناد مرتبط است و فعاليت هاي اصلي آن را، پردازش و مديريت اطلاعات، ارتباطات و پشتيباني اداري نام برد. (يزدان نيا، 1388)
شکل (2-1): انواع زير سيستم هاي سيستم اتوماسيون اداري؛ منبع: (حبيبي، 1383)


دیدگاهتان را بنویسید